総会の委任状と書面表決書の違いと数え方
設定した条件での計算です。規約・定款が優先します。個別の判断はしません。
どちらも総会に来られない人が出す書類です。委任状は当日の議決を誰かにおまかせするもの、書面表決書は議案ごとの賛否を前もって書面で示すものです。使えるかどうかと出席に数えるかどうかは、規約しだいです。
違い
| 項目 | 委任状 | 書面表決書 |
|---|---|---|
| 出すこと | 当日の議決をおまかせする | 議案ごとの賛成・反対・棄権 |
| 賛否を決める人 | 当日、受任者（または議長） | 出した本人が、前もって |
| 当日の採決で数える人 | 受任者が、自分の分と受けた委任の分を持つ | 集計する人が、書面の賛否を当日の数に足す |
| 本人が当日来たとき | どちらの書類も使わず、本人出席で数えます（この計算と書式の場合） | |
定足数での数え方
規約で出席に数えると決まっていれば、出席とみなす数は「本人出席＋委任状＋書面表決」です。規約に「含めない」とあれば、その分は足しません。規約に書いていない場合は、ここでは判断できません。市区町村の窓口や上部の団体の手引きも確かめたうえで、役員会などで扱いを話し合い、決めたことを記録に残してください。次の総会で規約に書き足すことも検討できます。
実際の人数は定足数・可決ラインの計算ページで、「含める」と「含めない」を切り替えて確かめられます。
両方届いたとき
同じ人から委任状と書面表決書の両方が届いたときの扱いは、規約しだいです。規約に決まりがなければ、どちらで数えるかを役員会などで話し合い、決めたことを記録に残してください。1人を2回数えないよう、この計算で数えるのはどちらか一方です。
次の総会からは、案内に「両方は出さないでください」と、両方届いたときの扱いを書いておくと迷いません。下の Word にも「両方は出さないでください」の一文を入れています。
受任者が欠席していたとき
委任状で指名された人が欠席だったときや、受任者の欄が空欄のときの扱いも、規約や役員会の決まりに従います。下の委任状では、例として「議長に一任したものとして扱う」と書いています。決まりに合わせて書き換えてください。
Word 書式2枚（無料）
A4 の Word です。ノヅチ工房が作った書式で、登録なしでダウンロードできます。【 】の所を団体に合わせて書き換え、一番上の灰色のメモを消してから印刷してください。
書き換えて印刷し、会員に配るのは自由です。ファイルそのものの再配布と販売はご遠慮ください。Windows の Word（Microsoft 365）で見た目を確かめています。Mac の Word と Google ドキュメントでの見え方は確かめていません。
書式の注意書きは一般的な例です。規約や役員会の決まりに合わせて直してください。NPO法人や認可地縁団体は、法律と定款・規約で決まる手続きがあります。所轄庁や市区町村の手引きでお確かめください。マンション管理組合、株主総会と取締役会、一般社団法人・一般財団法人は対象外です。